Sugestões para empresas:

1. O uso das facilidades de redes de comunicação oferecidas pela Empresa não é um direito, mas uma concessão, que pode ser temporariamente suspensa, a qualquer momento, por uso indevido (divulgação ilegal de informações, uso de linguagem ofensiva, etc).

2. A caixa de entrada do correio é de uso do funcionário porém deve ser entendida como um arquivo de informações da Empresa podendo, portanto, ser monitorada pela área competente.

3. O correio eletrônico não pode ser utilizado para correntes, pirâmides, piadas ou outras atividades que possam causar congestionamento das redes e ocupação desnecessária dos recursos do sistema.

4. Deve-se criar o Termo de Sigilo assinado pelo funcionário, comprometendo-o a somente utilizar os recursos a ele disponibilizados para o exercício da sua atividade, com pena de multa e/ou demissão por descumprimento.

5. O conteúdo e a manutenção da caixa de correio eletrônico e dos arquivos em disco é de responsabilidade do funcionário.

6. Por ser impessoal, o correio eletrônico não pode substituir outros meios de comunicação que permitam maior grau de relacionamento, como as reuniões, os telefonemas, etc.

7. Em geral, os softwares de e-mail oferecem opções que garantem a confidencialidade. Mas, como pode haver a possibilidade de impressão, ou até mesmo a cópia manual, a informação pode passar a ser manipulada inadequadamente. Assim, assuntos importantes ou confidenciais não devem circular por este meio.

8. A cada novo e-mail enviado ao cliente, deve-se oferecer-lhe a opção de não mais receber futuras mensagens (unsubscribe). Uma vez recebida a solicitação de retirada do endereço eletrônico de sua lista de distribuição, certifique-se de que isto realmente acontecerá no menor prazo possível, evitando desgastes desnecessários.

9. Ao usar a comunicação online, deve-se ter em mente que as pessoas esperam respostas rápidas a e-mails comerciais. Uma boa prática é garantir que as respostas sejam dadas em, no máximo, 24 horas, dependendo do senso de urgência e importância que o assunto requer.

10. Todas as regras de uso do correio eletrônico devem ser divulgadas aos funcionários. Pode-se considerar, inclusive, a realização de seminários de conscientização que esclareçam a importância do uso correto da tecnologia no ambiente de trabalho e o impacto que o mau uso pode acarretar à Empresa.