Sugestões para funcionários:

1. Ao preparar um e-mail, pense nas pessoas para as quais vai enviá-lo. Nem todas têm o mesmo nível de conhecimento da tecnologia envolvida e isto pode inibi-las no tratamento de sua mensagem. Além disso, você está ocupando o tempo do destinatário. Garanta que ele não vai ser perdido, usando as sugestões a seguir.

2. Tenha cuidado ao usar abreviações ou termos muito técnicos. Seu interlocutor poderá ter dificuldades de entendimento do conteúdo de sua mensagem se não tiver familiaridade com aquelas "palavras" especiais.

3. Em correspondências comerciais, é muito importante que o texto seja claro e objetivo, não deixando margem para má compreensão de sua mensagem, por parte do destinatário. Tenha certeza do que está sendo escrito, confirmando previamente os fatos, dados e informações que está fornecendo.

4. Um grande número de e-mails jamais deveria ser enviado. Muitas vezes, um telefonema é muito mais eficaz. Quando você percebe que está preocupado com o conteúdo da correspondência e a forma como vai escrevê-la, talvez seja melhor ligar para o destinatário. Ou falar com ele pessoalmente.

5. Se você tem que imprimir sua correspondência eletrônica, isso significa que ou você ou o destinatário não estão usando corretamente esta mídia. Provavelmente o texto deveria ter sido enviado de forma convencional (carta ou memorando interno), evitando desperdício de tempo e de recursos.

6. Evite enviar cópias para um número excessivo de destinatários. Pela sua facilidade de uso, o e-mail favorece este tipo de erro. Identifique corretamente quais são os outros funcionários que devem receber uma cópia de sua mensagem, sem deixar de observar as regras de comunicação entre níveis hierárquicos da Empresa.

7. Cuidado com o humor e o sarcasmo. Como o correio eletrônico não tem algumas características de outros tipos de comunicação interpessoal (as inflexões da voz, a linguagem corporal, etc), é comum haver má interpretação do que está escrito. Seja explícito e diga que você está brincando (use " :-) " , por exemplo).

8. Evite emitir opiniões pessoais a respeito de qualquer pessoa. Lembre-se que não há garantias de que seu e-mail não será distribuído para outros destinatários (sem sua autorização) e isto pode criar-lhe situações embaraçosas. Não escreva o que você só diria pessoalmente (se não tivesse a facilidade do e-mail).

9. O e-mail não substitui comunicações formais entre empresas. Ele pode ser uma das opções para desenvolver as discussões preliminares (além de reuniões, telefonemas, etc.). Assim, sempre que o assunto exigir, tome o cuidado de emitir uma carta ou memorando formalizando o que foi combinado previamente.

10. Atenção para as regras de sua empresa quanto ao uso do correio eletrônico. As atividades a ele associadas podem ser facilmente monitoradas e acompanhadas através de sistemas especializados. Se a empresa tiver uma política de segurança e confidencialidade de informações, cumpra-a.